1 § Tarkoitus

ARLIS/Nordenin tarkoituksena on kaikin puolin edistää taidekirjastotoimintaa Pohjoismaissa.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi ARLIS/Norden toimii jäsentensä tiedotus- ja yhteydenpitoelimenä ja tukee heidän ammatillisia tavoitteitaan.

ARLIS/Nordenin tulee toimia aktiivisesti niin pohjoismaisessa kuin muussakin kansainvälisessä yhteistyössä.

2 § Jäsenyys

Yhdistyksen jäseniksi voidaan hyväksyä sekä laitoksia että yksityishenkilöitä. Hallituksen tulee hyväksyä jäsenyys.

3 § Jäsenmaksu

Jokaisen jäsenen on suoritettava vuosittainen jäsenmaksu, jonka suuruuden vuosikokous päättää. Uusi jäsen suorittaa täyden maksun siltä vuodelta, jolloin liittyy yhdistyksen jäseneksi.

4 § Vuosikokous

Yhdistyksen toimivuosi on kalenterivuosi. Sääntömääräinen vuosikokous pidetään vuoron perään eri Pohjoismaissa tai muussa hallituksen esittämässä ja vuosikokouksen sopivaksi katsomassa paikassa.

Lisäksi hallitus on velvollinen, jos on erityistä syytä tai jos tilintarkastajat tai yli puolet jäsenistä tekevät asiasta perustellun esityksen hallitukselle, kutsumaan koolle yhdistyksen ylimääräisen kokouksen.

Kutsu vuosikokoukseen on lähetettävä kirjallisena viimeistään 30 päivää aikaisemmin. Kutsusta on käytävä ilmi tärkeimmät käsiteltävät asiat. Toimintakertomus, talouskertomus ja tilintarkastuskertomus lähetetään viimeistään 15 päivää aikaisemmin.

Sääntömääräisessä vuosikokouksessa on käsiteltävä seuraavat asiat:

1. Valinnat:

a) kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin sekä sihteerin avustajan valinta
b) kahden pöytäkirjantarkastajan valinta, joiden tehtävänä on yhdessä puheenjohtajan kanssa tarkastaa pöytäkirja sekä toimia ääntenlaskijoina

2. Kysymys vuosikokouksen sääntöjenmukaisesta koollekutsumisesta

3. Esityslistan hyväksyminen

4. Toimintakertomus

5. Talouskertomus

6. Tilintarkastajien kertomus

7. Vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle

8. Laitosjäseniltä sekä yksityisjäseniltä perittävän vuosimaksun päättäminen seuraavaksi toimivuodeksi

9. Valinnat:

a) hallituksen varsinaisten jäsenet
b) varajäsenet
c) tilintarkastaja
d) varatilintarkastaja
e) vaalilautakunta sekä koollekutsuja

Vuosikokouksessa päätökset tehdään yksinkertaisella enemmistöllä paitsi sääntöjen muutosta tai yhdistyksen purkamista koskevissa kysymyksissä. Tällaisilta päätöksiltä edellytetään vähintään kahden kolmasosan enemmistöä. Äänten mennessä tasan puheenjohtajan ääni ratkaisee, paitsi arpomalla suoritetussa vaalissa.

ARLIS/Nordenin jäseninä olevat laitokset saavat kukin valita yhden edustajan, jolla samoin kuin henkilöjäsenellä on läsnä ollessaan yksi ääni vuosikokouksessa tai ylimääräisessä kokouksessa.

5 § Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, jossa on viisi jäsentä, yksi kustakin Pohjoismaasta, sekä näiden henkilökohtaiset varajäsenet.

Varsinaiset ja varajäsenet valitaan kahdeksi vuodeksi ja he eroavat vuorotellen, niin että Tanskan, Suomen ja Islannin varsinaiset jäsenet ja näiden varajäsenet valitaan parittomina kalenterivuosina ja Norjan ja Ruotsin varsinaiset jäsenet ja näiden varajäsenet valitaan parillisina kalenterivuosina.

Hallitus päättää työjärjestyksestään itse ja valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja rahastonhoitajan. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan kutsusta niin usein kuin asiat vaativat tai silloin kun kaksi jäsenistä ehdottaa puheenjohtajalle kokouksen pitämistä. Äänestettäessä ratkaisee yksinkertainen enemmistö, ja jos äänet menevät tasan, ratkaisee puheenjohtajan ääni. Hallitus on päätösvaltainen, jos vähintään kolme varsinaista jäsentä on läsnä ja yksimielisiä päätöksestä. Varajäsenillä on yleinen oikeus osallistua ja käyttää puheenvuoroja hallituksen kokouksissa, kuitenkin ilman äänioikeutta, jolleivät he osallistu kokoukseen varsinaisen jäsenen sijasta.

Hallitus on velvollinen

• hoitamaan yhteisvastuullisesti yhdistyksen hallintoa ja taloutta
• esittämään yhdistyksen vuosikokouksessa kertomuksen yhdistyksen toiminnasta kuluneena toimivuonna ja jättämään tilinpäätöksen tilintarkastajille viimeistään 40 päivää ennen vuosikokousta
• järjestämään yhdistyksen kokoukset ja tiedottamaan niistä ja valvomaan yhdistyksen ja sen jäsenten etuja

6 § Vaalilautakunta

Hallituksen jäsenten, varajäsenten ja tilintarkastajien vaalin valmistelua varten vuosikokous valitsee vaalilautakunnan, jossa on viisi jäsentä, yksi jokaisesta Pohjoismaasta, siten että yksi heistä on koollekutsuja. Vaalilautakunnan jäsenet eivät saa olla hallituksen jäseniä. Vaalilautakunnan ehdokaslista tulee lähettää jäsenille vuosikokouskutsun yhteydessä.

7 § Tilintarkastus

Hallituksen hallinnon ja yhdistyksen kalenterivuosittain päätettävät tilit tarkastaa tilintarkastaja, joka samoin kuin hänen henkilökohtainen varatilintarkastajansa valitaan vuosikokouksessa. Tilintarkastajilla tulee aina olla mahdollisuus saada nähtäväkseen yhdistyksen tilinpito ja asiakirjat.

8 § Sääntöjen muuttaminen

Päätöksen sääntöjen muutoksesta voi tehdä vuosikokous vähintään kahden kolmasosan enemmistöllä. Ehdotus sääntöjen muuttamisesta tulee lähettää jäsenille niin paljon aikaisemmin, että kaikilla on mahdollisuus esittää näkemyksensä hallitukselle.

9 § Purkaminen

Päätös yhdistyksen purkamisesta tulee tehdä samassa järjestyksessä kuin sääntöjen muutos.

Mahdollisesti jäljelle jäävät varat tulee käyttää yhdistyksen tavoitteita edistäviin tarkoituksiin siten, että päätöksen tekee viimeinen yhdistyskokous, jossa purkamisesta on päätetty.

Suomennos KV (11/1999; korj. 6/2002)